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メールテンプレートの作成と適用

目次

Email templates are messages you frequently send to clients that require little to no change other than the recipient’s name. They can be used when sending emails to your clients manually or in bulk. Or they can be added as automations , so that they automatically go out to the client when a job moves to a new stage in a pipeline. Having email templates handy saves time. They’re not just helpful to you but to the whole team.

Create email templates

An email template can be created by a firm owner, an admin or any team member with access rights to manage templates . There are two ways to create an email template,

  • Go to Templates > Firm templates > Emails, then click Create template.
  • While adding the Send email automation into the pipeline, click New template.

New template screen overview

a) Template Name: Enter a name for the template—what you’ll see when selecting it.

b) Mode: Decide whether you want to use contact shortcodes or account shortcodes in your template. For more information about shortcode modes, go here .

c) From: Select the team member on behalf of whom the email should be sent. This is what the recipient sees in the From field no matter who has moved the job to the next stage.

ノートアイコン

備考

人選を行うためには、チームメンバーは次のような条件を満たしていなければならない。 メールの同期 そして 私のEメールから他の人が送信できるようにする TaxDome アカウント設定でオンにしてください。

d) Email subject: Write a subject line.

e) Add shortcode: To individualize the email, apply shortcodes to include dynamic data, such as the name of the person associated with the account or the date. If contact shortcodes mode is selected, you can use contact data. Shortcodes are available for both the email subject line and body. Learn more about shortcodes here .

f) Body: Compose the email, using formatting, emojis, bullet points and more, 

  • WYSIWYG：さまざまな書式を使用したり、リンクを追加したりできます。

  • HTML：画像やリンクなどを含むカスタムHTMLコードを挿入できます。テーブルは今のところサポートされていません。

先端アイコン

チップ

無料 WORDHTML ツールを使ってHTMLを作成し、それをTaxDome メールに貼り付けます。 HTML.

g) Actions:  Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

h) Drag & drop file here or Browse files: Add attachments to the template.

Add attachments to email templates

ノートアイコン

備考

1つのテンプレートに添付されるすべてのファイルの最大サイズは20 MBです。サポートされるファイルの種類PDF, doc, docx, xls, xlsx, jpeg, jpg, png.

コンピュータからEメールテンプレートに添付ファイルを追加できます。Eメールテンプレートの作成または編集中に利用可能なオプションのいずれかを使用します：

  • 1つのファイルを指定の場所にドラッグ＆ドロップします。
  • ファイルを参照]をクリックし、ファイルエクスプローラで1つまたは複数のファイルを選択します。
ノートアイコン

備考

TaxDome のファイルを含むメッセージを、TaxDome ユーザーでない受信者に送信する場合、その受信者はファイルにアクセスするためにログインする必要はありません。ファイルの安全性を保つために、リンクに有効期限を設定してください。詳細はこちら 電子メール添付ファイルのセキュリティ .

Add images to email templates

警告アイコン

警告

The image needs to be hosted by a third party or added as an attachment . Videos can be added to emails only as 添付ファイル テンプレートに埋め込むことはできません。

Add an image by copying it from a webpage

  1. Upload the image to your computer or to an image-hosting site such as imgbb.com .

  2. ブラウザでアップロードされた画像を右クリックし 画像をコピー

  3. メールテンプレート作成画面 メールテンプレート作成画面で、WYSIWYGが選択されていることを確認し、テンプレートに画像を貼り付けます。

Add an image by inserting an HTML code

  1. Upload the image to an image-hosting site such as imgbb.com .

  2. 画像のHTMLコードをコピーする。

  3. Go to the Email Template creation page, make sure HTML is selected, and paste the code into your template.

  4. を探す <img src="https://**********************> コード・ブロックに data-signed-id=" " をブロックの最後に追加してください。そうしないと、送信するメールで画像が正しく表示されないことがあります。

WYSIWYGを選択すると、画像をプレビューできます。

テンプレートが選択されると、コードが画像に変わる。

Add email templates from the Marketplace

ベストプラクティスのEメールテンプレートをダウンロードできます。Marketplace からメールテンプレートを追加するには：

  1. Go to Templates > Marketplace from the left sidebar and open the Emails tab.

  2. Click Get free on the template you want to add, or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

In most cases, you will need to customize the downloaded template. To do this, go to Templates >  Firm Templates page, open the Emails tab and click on the name of the email template to edit it.

Apply email templates

テンプレートを作成したら、それを使って新しいメールを書くプロセスをスピードアップさせましょう。その方法をご紹介しましょう：

  1. 左上の「新規」ボタンをクリックし、「Eメール」を選択するか、「アカウント」リストで複数の受信者を選択し、「@Eメールを送信」をクリックして、新しいEメールを作成します。

  2. テンプレートフィールドをクリックして、プルダウンメニューからテンプレートを選択します。

  3. Edit the email, if needed.

    ノートアイコン

    備考

    メールに変更を加えても、選択したテンプレートは変更されません。

Edit email templates

Eメールテンプレートを変更するには、以下の手順に従ってください：

  1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

  2. Click the three dots near the email you want to edit.

  3. Select Edit.

  4. Make changes to the email template, then click Save & Exit or Save.

Duplicate email templates

To create new email templates based on existing ones:

  1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

  2. Click the three dots near the email you want to duplicate.

  3. Select Duplicate.

The template’s copy will be saved with the appropriate suffix (e.g., Email (2)).

Delete email templates

To remove an email template:

  1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

  2. Click the three dots near the email you want to delete.

  3. Select Delete and confirm the action.

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