電子メールの添付ファイルのセキュリティ

電子メールの添付ファイル：安全ですか？ポータルから送信された電子メールに添付されたファイルや、第三者とドキュメントを共有する際に、TaxDome がどのように処理されるかを見てみましょう。

まず、TaxDome から送信する電子メールにファイルを添付するには、2つのオプションがあります：

• メール作成時にコンピュータからファイルを選択します。 このオプションを使用すると、ファイルは通常の添付ファイル としてメールに添付されます。
• サードパーティとドキュメントを共有する機能を使用する場合、TaxDome にアップロード済みのファイルを選択します。 この場合、ファイルはリンクで同封される：
  • メールの受信者がTaxDome にアカウントを持っている場合、リンクは安全です。つまり、ユーザーはユーザー名とパスワードでログインしなければリンクを見ることができません。
  • 少なくとも1人の受信者がTaxDome アカウントを持っていない場合、ファイルはリンク経由で同封されますが、安全ではありません（リンクを持つ誰もがファイルにアクセスできます）。データ漏洩のリスクを減らすために、有効期限を設定することができます。

要約すると、機密ファイルを電子メールの添付ファイルとして送信することは安全ではありません。電子メールの添付ファイルではなく、共有リンクでファイルを送信する方がはるかに安全です。したがって、電子メールを送信するときは、TaxDome からファイルを選択することを考慮し、受信者がTaxDome クライアント・アカウントを持っていることを再確認する必要があります。

その上、共有リンクは、ファイル監査証跡により、送信されたファイルをより詳細に管理することができます。送信されたリンクを経由してドキュメントを閲覧した人のIPアドレス、ブラウザ、オペレーティングシステム、タイムゾーンをいつでも調べることができます。安全なリンクの場合、相手の名前とEメールも見ることができます。