チャット（基本）：手動または自動で送信
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TaxDomeのチャット機能を使えば、顧客と安全かつリアルタイムにコミュニケーションをとることができます。アポイントメントの予定を立てたり、クライアントに不足している情報を尋ねたりする際にご利用ください。さらに、チャットではリマインダーの設定、ファイルの添付、クライアントへのタスクの割り当てなどができます。
チャットの説明
チャットの主な注意点
- チャットスレッドは、質問したり、ファイルをリクエストしたり、タスクを割り当てたりする安全な場所です。
- クライアントは、新しいチャットや保留中の質問に関する通知を受け取ります。
- 誰かがチャットに返信したり、新しいチャットを作成したり、クライアントのタスクに変更を加えたり、ドキュメントをアップロードしたりすると、通知とEメールがあなたに届きます。 inbox+.
- チャット内でクライアントのタスクを追加すると、チェックボックス付きのToDoリストとして表示されます。これらのタスクの進捗状況は、別のページで追跡することができます。
- クライアントから素早く情報が必要な場合は、チャットスレッドからリクエストを送ることができます。
- チームメンバーの名前の前に@を付けると、チャット内で相手の注意を引くことができます。
- チャットの自動リマインダーを設定できます。
- 必要なものが手に入ったら、チャットが散らからないようにアーカイブしてください。
- 複数のクライアントに同じメッセージを送信するには、チャットテンプレートを使用します。
- チャット機能は、TaxDome モバイルアプリでも利用できる。
チャットにアクセスするには、クライアントプロフィールのコミュニケーション タブに移動します。
新規チャットの作成
チャットスレッドは、ファームオーナー、管理者、アカウントに割り当てられたチームメンバー、またはすべてのアカウントのアクセス権を持つメンバーによって作成することができます。
注: TaxDome アカウントを有効化していないクライアントは、メッセージを受信できません。チャットを利用するためには、クライアント側でポータルアクセスを有効にし、クライアント側でアカウントを有効にする必要があります。
チャットメッセージの送信方法は3種類あります：
クライアントとチャットを開始する
チャットを開始するには、左上の新規ボタンをクリックし、スライドアウトからチャットを 選択し、メモを書き、チャット作成ボタンをクリックします。また、クライアントのアカウントに行き、コミュニケーションタブを 開き、 新規チャットをクリックすることもできます。
以下では、新しいスレッドを作成する新規チャット 画面の番号の付いたセクションを説明します：
1.宛先 メッセージを送る相手の名前を選択します。
2.テンプレート 頻繁に送信するメッセージのテンプレートを選択します。テンプレートの詳細については、こちらをご覧ください。テンプレートを選択するのは、新しいチャットを作成するときだけで、チャットに返信するときは選択しないでください。
3.件名 チャットリストに表示されます。チャットテンプレートを使用すると、自動的に入力されます。をクリックして、ショートコードを追加します：ショートコードは、例えば、クライアントの名前や日付に置き換えられる動的なデータを含みます。ショートコードの詳細については、詳細記事を参照してください。
4.メッセージを作成する：テキストフォーマット、絵文字、箇条書き、番号付きリスト、リンクを使用してメッセージを作成します。テンプレートを適用すると、メッセージが自動的に入力されます。また、「添付」をクリックして、デスクトップやTaxDome （詳細は後述）からファイルを追加することもできます。
5.リマインダー： クライアントが一定時間内に返信しなかったり、タスクが完了していない場合に、リマインダーメールを送信するかどうかを切り替えます（詳細は後述）。
6.タスク：顧客用のチェックリストを追加します。詳細はこちらをご覧ください。
7. チャットを作成します：クライアントにメッセージを送信する場合はクリックしてください。そうでない場合は、[キャンセル]をクリックします。
8.ジョブにリンクします：リンクするジョブを選択し、[保存]をクリックします。
複数の顧客とチャットを始める
たくさんのクライアントに同じメッセージを送る必要がある場合は、バルクメッセージ機能をご利用ください。
左サイドバーメニューからクライアントに 移動し、メッセージを送信したいクライアントの横にあるチェックボックスを選択し、上部メニューバーの[その他のアクション ]をクリックし、プルダウンの[メッセージを送信 ]をクリックします。チャットテンプレートを選択するか、チャットの件名を書き（オプション）、テキストを追加して、チャットの作成をクリックします。
必要に応じて、後でチャットスレッドに文書やタスクを追加します。
リマインダーの設定
チャットでクライアントに何かを送信すると、クライアントに通知されます。アカウントにリンクされているすべてのユーザー（通知するをオンにしている）は、電子メール通知を受け取ります。アカウントリストの通知 カラムをチェックして、通知がオンになっているか確認してください。
受信者があなたのメッセージを読んだり答えたりするのに時間がかかったり、スレッド内のタスクを完了するのに時間がかかりすぎる場合、2つの選択肢があります：
リマインダーを設定すると、リマインダーの回数と間隔を示す通知がチャットスレッドに表示されます。あなたのクライアントはまた、リマインダーを停止するために必要なアクションを示す、彼らのチャットスレッドに通知を受け取ります：
自動リマインダーの設定
未読/未回答のメッセージや未完了のクライアントタスクに関する自動リマインダーを設定するには、手動またはパイプラインオートメーション経由でチャットを作成する際に、チャットテンプレートで リマインダーをオンに切り替えます。また、スレッドからいつでも行うことができます。
リマインダーの設定方法
- 次のリマインダーまでの日数：デフォルトでは、新着メッセージの通知がクライアントに送信されてから3日後にリマインダーが送信されます。
- リマインダーの数：デフォルトでは、クライアントはリマインダーメールを1通だけ受け取りますが、お好きな数に変更することもできます。
リマインダーは、チャットスレッドでいつでもオン/オフすることができます。リマインダー]タブを開き、[クライアントにリマインダーを送信]をオンに切り替え、必要な調整を行い、[保存]をクリックします。
注意：リマインダーは常にスレッドの最後のメッセージに対して送信されます。
どのスレッドでも、リマインダーが停止するのは以下の場合である：
- チャットスレッドにクライアントのタスクがある場合:
- 未完了とマークされたタスク：スレッド内のすべてのクライアントタスクが完了と表示され、すべてのメッセージが読み込まれると、リマインダーは停止します。
- 完了マークのついたタスク：すべてのメッセージが既読になると、リマインダーは停止します。
- チャットスレッドにタスクがない場合：クライアントが最後のメッセージに返信すると、リマインダーは停止します。
- チャットスレッドでのタスクの有無にかかわらず、以下の場合、リマインダーは停止する。:
- ...あなたはチャットのスレッドをアーカイブした。
- ...リマインダーを無効にしました。
- ...設定された数のリマインダーが送信されました。
注意:チャットスレッドをアーカイブした後、再度開くと リマインダートグルがオンになります。
チャット内にファイルを添付
会社のオーナー、管理者、またはドキュメントを管理するアクセス権を持つチームメンバーは、チャットスレッドにファイルを添付することができます。この目的のために、デスクトップまたはトップレベルのフォルダからファイルを使用することができます：
クライアントは 、アクセスを表示および編集することができます 。
クライアントが閲覧できる にアクセスする。
チャット作成時にファイルを添付する
- チャットを作成する際、または既存のチャットスレッドを表示する際に、メッセージフィールドの左上にある 📎をクリックします。
- マイコンピュータから」を選択し、デスクトップからアップロードするファイルを探します。それ以外の場合は、「FromTaxDome 」を選択し、添付するドキュメントを選択します。
- 文書をアップロードするフォルダを選択し、[保存]をクリックします。
ヒントデスクトップからzipファイルをアップロードすると、自動的に解凍されます。zipファイルのアップロードについてはこちらをご覧ください。
あなたまたはクライアントがチャットスレッドに少なくとも1つのドキュメントをアップロードすると、その中にドキュメントタブが表示され、チャット名にペーパークリップのアイコンが表示されます：
1,2. ドキュメント タブと クリップアイコン：チャットにドキュメントが添付されている場合のみ表示されます。
3. + 文書の追加：スレッドに新しい文書をアップロードします。
4. クライアントがアップロードしたドキュメント：ダウンロード、閲覧、削除。ドキュメントを削除すると、チャットスレッドからも削除されます。
クライアントや他のチームメンバーがドキュメントをアップロードすると、チャットのスレッドに通知が届きます。 Inbox+.
チャット内にビデオを含める
クライアントへのメッセージにビジュアルを加えたいですか？Loom、Vimeo、YouTube、Google Driveのクリップを使えば、伝えるよりも見せる方が簡単です。テキスト整形ツールバーのビデオアイコンをクリックし、「 ビデオを埋め込む」ポップアップにリンクを貼り付けます。
あなたのクライアントは、あなたの共有チャットスレッド内でビデオを見ることができます。
チャットに画像を追加
チャットに画像やスクリーンショットを送信できます。チャットのスレッドを開き、利用可能なオプションのいずれかを使用します：
- 添付ボタンを使ってデバイスから画像をアップロードします。
- ウェブ上の画像をメッセージ欄に貼り付ける
サポートされていない画像を追加する方法：
- 画像をメッセージ欄にドラッグ＆ドロップしてください。
- 画像を含むファイルをデバイスからメッセージフィールドに貼り付けます。
メッセージ送信時にクライアントが見るもの
Clients view and respond to a message you’ve sent them by clicking the notification on their dashboard, clicking the link in the email notification or going to the Chats & Tasks section of their portal. Client tasks are also displayed inside notifications.
By default, the message content is not displayed in the email notification body (the client will need to navigate to their portal to see it). However, if the content is not sensitive, show it in the email.
Note! If your clients respond to a message not in a chat thread but by replying to the notification email, the message is not delivered, and they get an email about it. However, if they miss the email about the error and wonder why their thread reply wasn't received, that might be the reason.
この機能を特に無効にしていない場合、クライアントは、クライアントポータルのホームページまたはチャット＆タスク セクションで新規チャットを クリックするか、モバイルアプリでメッセージファームをクリックすることで、自らチャットスレッドを開始することもできます。
クライアント側からTaxDome を見たい場合は、クライアントのポータルの読み取り専用ビューにアクセスしてください。
