チャット（基本）：手動または自動で送信
TaxDomeのチャット機能を使えば、顧客と安全かつリアルタイムにコミュニケーションをとることができます。アポイントメントの予定を立てたり、クライアントに不足している情報を尋ねたりする際にご利用ください。また、チャットでは、リマインダーの設定、ファイルの添付、クライアントへのタスクの割り当てなどができます。
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チャットの説明
チャットスレッド（またはチャット）は、安全なコミュニケーションチャンネルです：
- 顧客とのコミュニケーション：質問と回答、仕事に関する相談など。クライアントからの質問フォームにあるアドホックな情報が必要な場合は、チャットでリクエストを送ることができます。
- チームメンバーとのコミュニケーション顧客には見えない内部メッセージを送信し、@を使用してチームメンバーについて明確に言及する。
- ファイルを要求する：チャットを通じて、クライアントにドキュメントのアップロードを依頼しましょう。
- クライアントのタスクを割り当てる：チェックボックス付きのToDoリストとして表示されます。タスクの進捗は別ページで確認できます。
チャットの通知は様々です：
- クライアントやチームメンバーがチャットで応答したり、クライアントのタスクを変更したり、ドキュメントをアップロードしたりすると、事務所のオーナーは 電子メールとInbox+ で通知を受け取ります。
- クライアントは 、新しいチャットや保留中の質問に関する通知を受け取ります。
- 誰かが@メンションを使用すると、チームメンバーは通知を受け取ります。
新規チャットの作成
チャットスレッドは、ファームオーナー、管理者、アカウントに割り当てられたチームメンバー、またはすべてのアカウントのアクセス権を持つメンバーによって作成することができます。
注意： TaxDome アカウントを有効化していないクライアントにもチャットメッセージを送信できます。彼らの連絡先が電子メールを持っている場合、彼らはポータルを使用していなくても、チャットメッセージに関する電子メール通知を受け取ります。あなたのクライアントがポータルを使用し始めると、彼らはあなたが以前に送ったチャットメッセージを読むことができます。
チャットメッセージの送信方法は3種類あります：
クライアントとのチャット開始
チャットを始めるにはいくつかの方法がある：
- 一番上の新規をクリックし、チャットを選択し、必要事項を記入し、チャットの作成をクリックします。
- クライアントのアカウントに移動し、コミュニケーションタブを開き、 新規チャットをクリックします。
以下、各セクションについて説明する。 新しいもの 新しいスレッド/チャットを作成する画面：
a.宛先 メッセージの宛先を選択します。
b.テンプレート： 頻繁に送信するメッセージのテンプレートを選択します。テンプレートを選択するのは新しいチャットを作成するときだけで、チャットに返信するときは選択できません。
c.件名： 件名を入力します。チャットリストに表示されます。チャットテンプレートが自動的に入力されます。クリック ショートコードを追加をクリックして、件名を個別化します（ショートコードには、例えば、クライアントの名前や日付に置き換えられる動的データが含まれます）。
d.メッセージ：メッセージを作成する。テキストフォーマット、絵文字、箇条書き、番号付きリスト、リンクを使用します。テンプレートを適用すると、メッセージが自動的に入力されます。チームメンバーの名前の前に @ を使用して、メッセージ内でチームメンバーの注意を引くか、[添付]をクリックしてデスクトップまたはTaxDome からファイルを追加します。
e.リマインダー： リマインダー：クライアントが一定時間内に返信しなかったり、タスクが完了していない場合に、リマインダーメールを送信するかどうかを切り替えます。
g.タスク：顧客のためにチェックリストを追加します。
h. 求人にリンクする：リンクするジョブを選択し、[保存]をクリックします。
f. チャットを作成します：クライアントにメッセージを送信する場合はクリックしてください。そうでない場合は、[キャンセル]をクリックします。
複数の顧客とチャットを始める
多くのクライアントに同じメッセージを送信する必要がある場合は、バルクメッセージ機能をご利用ください。
左サイドバーメニューからクライアントに 移動し、メッセージを送信したいクライアントの横にあるチェックボックスを選択し、上部メニューバーの[その他のアクション ]をクリックし、プルダウンの[メッセージを送信 ]をクリックします。チャットテンプレートを選択するか、チャットの件名を書き（オプション）、テキストを追加して、チャットの作成をクリックします。
必要に応じて、後でチャットスレッドに文書やタスクを追加します。
社内メッセージの送信
メッセージの編集、削除、返信
メッセージ（公開または内部）の右上にある3つの点をクリックすると、以下のアクションから選択できます：
- 編集： 送信後24時間以内であれば編集が可能です。
- 削除： 削除されたメッセージは復元できない。
- 返信 返信も内部的なものになります。
リマインダーの設定
チャットでクライアントに何かを送信すると、クライアントに通知されます。アカウントにリンクされているすべてのユーザー（通知するをオンにしている）は、電子メール通知を受け取ります。アカウントリストの通知 カラムをチェックして、通知がオンになっているか確認してください。
受信者があなたのメッセージを読んだり答えたりするのに時間がかかったり、スレッド内のタスクを完了するのに時間がかかりすぎる場合、2つの選択肢があります：
リマインダーを設定すると、リマインダーの回数と間隔を示す通知がチャットスレッドに表示されます。あなたのクライアントはまた、リマインダーを停止するために必要なアクションを示す、彼らのチャットスレッドに通知を受け取ります：
自動リマインダーの設定
未読/未回答のメッセージや未完了のクライアントタスクに関する自動リマインダーを設定するには、手動またはパイプラインオートメーション経由でチャットを作成する際に、チャットテンプレートで リマインダーをオンに切り替えます。また、スレッドからいつでも行うことができます。
リマインダーの設定方法
- 次のリマインダーまでの日数：デフォルトでは、新着メッセージの通知がクライアントに送信されてから3日後にリマインダーが送信されます。
- リマインダーの数：デフォルトでは、クライアントはリマインダーメールを1通だけ受け取りますが、お好きな数に変更することもできます。
リマインダーは、チャットスレッドでいつでもオン・オフすることができます。リマインダー]タブを開き、[クライアントにリマインダーを送信]をオンに切り替え、必要な調整を行い、[保存]をクリックします。
注意：リマインダーは常にスレッドの最後のメッセージに対して送信されます。
どのスレッドでも、リマインダーが停止するのは以下の場合である：
- チャットスレッドにクライアントのタスクがある場合:
- 未完了とマークされたタスク：スレッド内のすべてのクライアントタスクが完了と表示され、すべてのメッセージが読み込まれると、リマインダーは停止します。
- 完了マークのついたタスク：すべてのメッセージが既読になると、リマインダーは停止します。
- チャットスレッドにタスクがない場合：クライアントが最後のメッセージに返信すると、リマインダーは停止します。
- チャットスレッドでのタスクの有無にかかわらず、以下の場合、リマインダーは停止する。:
- ...あなたはチャットのスレッドをアーカイブした。
- ...リマインダーを無効にした。
- ...設定された数のリマインダーが送信されました。
注意:チャットスレッドをアーカイブした後、再度開くと リマインダートグルがオンになります。
チャット内にファイルを添付
ファームオーナー、管理者、またはドキュメントを管理するアクセス権を持つチームメンバーは、チャットスレッドにファイルを添付することができます。この目的のために、デスクトップまたはトップレベルのフォルダのファイルを使用することができます：
クライアントは 、アクセスを表示および編集することができます 。
クライアントが閲覧できる にアクセスする。
チャット作成時にファイルを添付する
- チャットを作成する際、または既存のチャットスレッドを表示する際に、メッセージフィールドの左上にある 📎をクリックします。
- 自分のコンピュータから」を選択し、デスクトップからアップロードするファイルを探します。それ以外の場合は、「FromTaxDome 」を選択し、添付するドキュメントを選択します。
- 文書をアップロードするフォルダを選択し、[保存]をクリックします。
ヒントデスクトップからzipファイルをアップロードすると、自動的に解凍されます。zipファイルのアップロードについてはこちらをご覧ください。
あなたまたはあなたのクライアントがチャットスレッドに少なくとも1つのドキュメントをアップロードすると、その中にドキュメントタブが表示され、チャット名にペーパークリップのアイコンが表示されます。
a, b. ドキュメント タブと クリップアイコン：チャットにドキュメントが添付されている場合のみ表示されます。
c. + 文書を追加する：スレッドに新しい文書をアップロードする。
d. クライアントがアップロードしたドキュメント：ダウンロード、閲覧、削除。ドキュメントを削除すると、チャットスレッドからも削除されます。
クライアントや他のチームメンバーがドキュメントをアップロードすると、チャットスレッドで通知されます。 Inbox+.
チャット内にビデオを含める
クライアントへのメッセージにビジュアルを加えたいですか？Loom、Vimeo、YouTube、Google Driveのクリップを使えば、伝えるよりも見せる方が簡単です。テキストフォーマットツールバーのビデオアイコンをクリックし、[ ビデオを埋め込む] ポップアップにリンクを貼り付けます。あなたのクライアントは、あなたの共有チャットスレッド内で右のビデオを見ることができます。
チャットに画像を追加
チャットに画像やスクリーンショットを送信できます。チャットのスレッドを開き、利用可能なオプションのいずれかを使用します：
- デバイスから 📎 を使って画像をアップロードします。
- ウェブ上の画像をメッセージ欄に貼り付ける。
サポートされていない画像を追加する方法：
- 画像をメッセージ欄にドラッグ＆ドロップしてください。
- 画像を含むファイルをデバイスからメッセージフィールドに貼り付けます。
メッセージ送信時にクライアントが見るもの
クライアントは、ダッシュボードの通知をクリックするか、メール通知のリンクをクリックするか、ポータルのチャット＆タスクセクションにアクセスして、送信したメッセージを閲覧したり、返信したりできます。クライアントのタスクも通知内に表示されます。
デフォルトでは、メッセージの内容は電子メール通知本文に表示されません（クライアントはそれを見るためにポータルに移動する必要があります）。しかし、内容が機密でない場合は、メールに表示します。
注意あなたの顧客がチャットスレッドではなく、通知メールに返信することによってメッセージに応答する場合、メッセージは配信されず、彼らはそれについてのメールを受け取ります。しかし、彼らがエラーに関するメールを見逃して、スレッドの返信が受信されなかったことを不思議に思う場合、それが原因かもしれません。
この機能を特に無効にしていない場合、クライアントは、クライアントポータルのホームページまたはチャット＆タスク セクションで新規チャットを クリックするか、モバイルアプリでメッセージファームをクリックすることで、自らチャットスレッドを開始することもできます。
クライアント側からTaxDome を見たい場合は、クライアントのポータルの読み取り専用ビューにアクセスしてください。
