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顧客に電子署名を依頼する

目次

文書の電子署名は、手書きによる署名と同様に法的拘束力があります。一旦署名された文書は最終的なものとみなされ、変更することはできない。TaxDome では、電子署名を行う場所の指定、納税者とその配偶者用のフィールドの挿入、知識ベース認証 (KBA) または QES/AdES の追加、リマインダーの有効化などを行うことができます！顧客は、顧客ポータルを使用しているかどうかに関係なく、文書に署名することができます。

始める前に

署名要求を続行する：

顧客に電子署名を依頼する

クライアントに電子署名を依頼するには、以下の手順に従ってください：

You can request e-signatures either directly from the document viewer or from the document list. To request it from the document viewer, click the Request signature icon in the top-right corner, or select Request signature from the three-dot menu.

To request it from the document list:

  1. Click the three dots to the far right of the document name, then select Request signature.

  1. Choose the signer in the Signers list or apply a signature template . You can select any contacts linked to the account or add a third-party signer .

  2. 電子署名フィールドをドラッグ＆ドロップします。必要に応じて、フィールドの角にカーソルを合わせ、署名フィールドのサイズを変更してください。

  3. Сlick Send. For details on the signature request menu, go to the subsection below .

After sending the signature request, you can open the document to view where the signature fields have been placed.

  1. ドキュメントをTaxDome Windowsアプリにアップロードする（ヘルプは上記のデモを参照）。 

  2. ドキュメントのクライアントアカウントを選択します。 

  3. 文書をアップロードしたいクライアントが閲覧可能なフォルダを選択し、[クライアントの署名を要求する] をオンにします。署名用の新しいウィンドウが開きます。

4. Either choose the signer manually (this could be the client or a firm representative) in the Choose signer drop-down, or apply a signature template . 

  1. 各フォームに必要な数の電子署名フィールドを追加する。

  2. Сlick 保存します。文書がアップロードされると、電子署名待ちの文書へのリンクが記載された電子メールがクライアントに送信され、その文書は「文書」タブの「署名」サブタブに表示されます。

シグネチャー・リクエスト・メニュー

You have various options when requesting an e-signature, which we’ll describe in more detail below:

a. Require KBA /QES/AdES: add the KBA authentication method (for your US clients only) or QES/AdES signature (for your EU clients only). If QES/AdES is selected, the following flow differs as described in the detailed article . 

b. Template: if you’ve created signature templates to save time with frequently used forms, here is where you can select one.

c. Signers: select a signer for whom you want to add signature fields.

署名者名をクリックし、下の署名フィールドをドラッグ＆ドロップします。

  • 署名者を削除するには、右側のX をクリックします。

  • To add a field for a firm rep, select the Me option (details below ).

  • Change the default signing order .

d. Add signer: select the account’s contacts to sign the document or add a new signer using their email address .

e. Signature fields:

  • 署名：顧客または会社の代表者による電子署名に使用します。各署名フィールドには、署名、日付、署名時刻が含まれます。

  • イニシャル：クライアントまたは会社の代表者のイニシャルが必要な場合に使用します。

  • 署名日：このフィールドは、クライアントが文書に署名したときに入力されます。事務所の代表者は、TaxDome サーバーのタイムゾーンで表示されます。当事務所代表者のフィールドでは、書類がクライアントに送信されたときに日付が表示されます。日付は編集できません。

  • テキスト：追加情報のリクエストまたは追加

    • 追加データを要求するには、フィールドを必要な場所に配置し、それをクリックして編集します。
    • 情報を追加するには、プリフィルドされたフィールドを必要な場所に配置し、それをクリックして編集します。

f. Date format: select the date format for e-signatures. If not set manually, the default date format is used.

g. Reminders: toggle this on if you want an email notification to be automatically sent to the client if they don’t sign on time (details below ). Reminders will include text from the next field—Message for client. 

h. Message for client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the signature request. This email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the signature template .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Send: click here when the document is ready to be signed.

k. Save: save your changes without sending the document: all added fields are saved, and the document is visible under the Docs tab in the Signatures section. You’ll still be able to review the document and add or delete fields. The document isn’t visible to the client until you hit Send.

第三者に電子署名を依頼する

クライアントがクライアントポータルを使用していない場合、または他の誰か（委任状を持つ人など）に文書に署名してもらう必要がある場合は、その人の署名を依頼することも可能です。署名者を追加する必要がある場合は、以下の手順に従ってください：

  1. 署名者]リストの下にある[署名者の追加]をクリックする。新しい署名者]を選択します。

  2. 姓、名（任意）、メールアドレスを入力してください。

  3. (オプション）。後でポータルアクセスが必要な場合は 新しい連絡先を作成するトグルを有効にします。連絡先の詳細を追加したい場合は、連絡先情報セクションを展開し、必要なフィールドに入力します。

  4. Click Confirm. This will add them to the Signers list. Request their signature as if they were just another contact linked to the account. 

非クライアントに署名を依頼すると、署名者は電子メールで固有のリンクを受け取ります。リンクは7日間有効です。リンクは7日間有効です。リンクをクリックすると署名できるようになり、承認は必要ありません。

会社代表者の電子署名を追加する

ほとんどの書類には、1人以上の税務申告書作成者が署名する必要があります。複数の会社の営業担当に署名してもらう必要がある場合は、各チームメンバーの名前を示すフィールドを追加し、編集します。

When requesting an e-signature from a team member, select Me in the Choose signer drop-down. The available fields are:

  • 署名あなたの名前はデフォルトで表示されますが、変更することができます。署名欄が必要な場合は、署名欄を追加し、名前を編集してください。

  • イニシャル：デフォルトでは、選択されたイニシャルが表示されますが、必要に応じてフィールドを編集することができます。

  • 日付：このフィールドは、文書がクライアントに送信されると自動的に入力されます。

  • テキスト会社名、住所、その他必要な情報を入力してください。

ヒント

  • 名前やイニシャルを変更する必要がある場合は、クリックしてフィールドを編集してください。

  • 担当者の署名フィールドが追加され、その文書がまだクライアントに送信されていない場合、クライアントのアカウント文書にアクセスできるチームメンバーであれば、そのフィールドを編集または削除することができます。

  • Once you send the document to the client, the document is considered signed by your firm, and the client can see this (excluding QES/AdES signatures).

  • If signature fields for firm reps are added, and the document hasn’t been signed by the client yet, you still have time to cancel the e-signature request if needed.

  • 文書の監査証跡には、誰が文書内の各担当者の署名フィールドを作成したかが表示されます。

顧客に電子署名を促す

アクションアイテムを含む何かをクライアントに送信すると、クライアントに通知されます。そのアカウントに NotifyがオンになっているアカウントにリンクされているすべてのユーザーがEメール通知を受け取ります。通知がオンになっているかどうかは、アカウントリストのNotify列をチェックすることで確認できます。   

先端アイコン

チップ

電子メールで送信された署名依頼のリンクは、次の期限で失効することをお忘れなく。 7日.シームレスなプロセスを確保するため、顧客には速やかに行動するよう促してください。また、有効期限のないクライアント・ポータルから、いつでもリクエストに直接アクセスして署名できることを伝えましょう。

受信者が返事をするのに時間がかかりすぎたり、返事をし忘れたりした場合、あなたは返事をすることができる：

手動リマインダー（再送信）

To resend a signature request from the document viewer, click the Resend signature request icon in the top-right corner, or select it from the three-dot menu.

To resend it from Signatures subtab, click the three dots to the far right of the document and select Resend.

何が起こるのですか：

  • 追加の電子メール・メッセージがクライアントに送信される。
  • A notification about the document pending e-signature is moved to the top of the client’s to-do list

自動リマインダー

電子署名する文書を送信すると、クライアントに電子メール通知が送信されます。

電子署名を要求している間にリマインダーをオンに切り替えると、指定された時間内に文書に電子署名しない場合、追加の電子メールがクライアントに送信されます。 

リマインダー リマインダーをオンにしたら、選択します：

  • Days until next reminder: set the reminder to go out after a specified number of days if the document has not been e-signed by all signers. By default, a reminder is sent three days after the e-signature has been requested.

  • Number of reminders: set the number of reminders that go out to the client. By default, the client receives only one reminder email.

リマインダーはいつ止まるか：

  • 設定した回数のリマインダーが送信された
  • 署名者全員が署名した文書

リマインダー リマインダーオプションは、署名待ちの文書を開くと、いつでもオン/オフを切り替えることができます（署名者の1人が電子署名している場合も同様です）。これを行うには、クライアントプロフィールを開き、[ドキュメント] > [署名]に切り替えます。署名]サブタブで、文書を見つけてその名前をクリックします。次に、[署名者を表示]をクリックし、リマインダー設定を更新します。変更したら、忘れずに「保存」をクリックしてください。

クライアントビュー

If notifications for the client are on, they are informed on receiving a signature request. Your clients can see and open signature requests in different ways:

  • クライアントポータルまたはモバイルアプリから ホームページのタスクリストまたはアクション待ちセクションの通知をクリックします。また、ドキュメントページから直接開くこともできます。

  • 通知メールからメールに記載されている「Review & sign」をクリックします。

If signers can sign the document without logging in , the email link will be valid seven days after it’s sent.

When you request an e-signature from more than one user for an account (e.g., spouses), each user will see only their own e-signature field. The document remains in Pending E-Signature status in the Signatures subtab until both parties have signed it.

クライアントが初めて署名依頼を受ける際には、電子署名の開示を読み、電子署名を使用することに同意するよう求められます。

To see the sent signature request from the client’s perspective, access the read-only view .

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