Docs (ベータ)：デフォルトと個別のドキュメントアクセス
TaxDome では、文書へのアクセスをフォルダまたは文書レベルで管理できます。ここでは、チームメンバーやクライアントアカウントのユーザーごとに文書アクセス権限を設定する方法について詳しく説明します。
ベータ版です！個別文書アクセス機能は現在開発中で、ベータ版ユーザー向けに提供されています。この機能を使用するためのドキュメントは現在準備中です。非ベータユーザー向けのドキュメントアクセスについてはこちらをご覧ください。
文書アクセス
TaxDome の洗練された文書アクセスシステムは、文書ワークフローに比類のない柔軟性とセキュリティをもたらします。このシステムは2層構造になっています：
- ティア1。デフォルト・アクセス:フォルダ構造とアカウント割り当てに基づく基本的なアクセス許可の設定
デフォルトのアクセスの仕組みはこうだ：
| デフォルトの文書アクセスタイプ | 閲覧/ダウンロード | アップロード/編集 | アクセス不可 |
| チームメンバーの場合 | 顧客アカウントに を割り当てるか、またはすべてのアカウントを表示する アクセス権を与えます。 |
管理文書にアクセス権を与える | クライアント・アカウントへのアクセス権剥奪 |
| クライアント | クライアントが閲覧できる最上位フォルダにドキュメントを入れる | クライアントが閲覧・編集できる 最上位フォルダにドキュメントを入れる | 文書を最上位のプライベート・フォルダーに 入れる |
- 第2段階個別（粒度）アクセス:デフォルト設定を上書きする特殊なケースのためのパーミッションの微調整
- フォルダに関係なく、特定の文書へのアクセスを選択的に許可または制限することができます。
- 全体的なフォルダ構成を崩すことなく例外を作成できる
各文書にユーザーごとのアクセス権を設定し、チームメンバーや クライアントに対して閲覧や編集を許可したり、アクセスを完全に制限したりすることができます。
これらの個々のパーミッションは、フォルダの設定を上書きし、完全にコントロールできるようにします。例えば
- 顧客アカウント全体へのアクセス権を持っていなくても、チームメンバーに1つのドキュメントへのアクセス権を与える。
- 特定の文書が閲覧可能なフォルダにある場合でも、クライアントから非表示にする。
- プライベートフォルダ内のドキュメントを移動せずにクライアントと共有できます。
この二重のアプローチにより、一貫した組織システムを維持しながら、特殊なケースにもシームレスに対応することができる。
もうすぐです！近い将来、フォルダへの個別アクセスも設定できるようになるでしょう！
クライアントの文書アクセス
クライアントには2つのアクセスタイプがある：
クライアントのデフォルト・ドキュメント・アクセス
クライアントのデフォルトの文書アクセスは、文書が置かれている最上位フォルダのタイプによって常に決定されます。
作成された各トップレベルフォルダは、デフォルトのドキュメントアクセス権限を持っており、それはすべてのサブフォルダと内部に配置されたドキュメントに継承されます。可視性のアイコンは、それを識別するのに役立ちます：
クライアントが閲覧および編集できる：これらのフォルダ内のドキュメントは、クライアントがファイルを閲覧、編集、削除、移動できます。
クライアントは見ることができる： これらのフォルダー内のドキュメントはクライアントに見えるが、編集、削除、移動はできない。
プライベートだ： これらのフォルダのドキュメントは、クライアントからは見えません。社内のワークシート、下書き、独自のファイルに最適です。
注意:すべてのクライアントアカウントには、クライアントがドキュメントをアップロード、ダウンロー ドする場所を確保するために、クライアントが閲覧、編集可能なフォルダが最低1つ必要 です。フォルダの名前は変更できますが、削除することはできません。
顧客の個別文書アクセス
デフォルトでは、クライアントは、[クライアントが表示できます]および [クライアントが表示および編集できます]タイプのフォルダに保存されているすべてのドキュメントにアクセスできます。クライアントアカウントの各コンタクトに対して、トップレベルのフォルダアクセスタイプとは別に、ドキュメントごとのアクセスをカスタマイズすることができます。
使い方はこうだ：
- プライベートフォルダに 保存されているドキュメントをクライアントが利用できるようにする。
- クライアントが閲覧・編集できる フォルダに保存されているドキュメントの編集アクセスを制限したり、非表示にしたりすることができます。
- クライアントの配偶者の特定の文書へのアクセス権を剥奪する。
この設定を有効または無効にするには：
1.ドキュメントの右側にある3つの点をクリックし、[アクセスの管理]を選択します。
注意署名、承認、支払い待ちの文書に対する個別のクライアントアクセスを管理することはできません。
2.クライアントのアカウント名タブで、アクセス欄のドロップダウンからコンタクトの個別アクセスを選択します：
- デフォルト：最上位フォルダのアクセス権とアイコンが適用されます。アクセス権なし]、[表示可能] 、または[編集可能]が設定されている場合、[X]をクリックしてアクセス権をデフォルトにリセットします。
見ることができる:デフォルトのフォルダアクセスに関係なく、連絡先はフォルダ内のドキュメントを閲覧することができます。
編集可能:連絡先は、文書の閲覧、削除、他のフォルダへの移動が可能になります。
アクセス不可:デフォルトのフォルダアクセスに関係なく、連絡先はフォルダ内のドキュメントを見ることができません。
そのアカウントにリンクされていないメールがある場合、Contact欄に"-"マークが表示されますが、ドキュメントへのアクセスは管理できます。
ドキュメントアクセスアイコンにカーソルを合わせると、クライアントの連絡先に設定されている個別のアクセス権が表示されます。
チームメンバーの文書アクセス
チームメンバーには2つの文書アクセスタイプがあります：
チームメンバーのデフォルト文書アクセス
チームメンバーのクライアント文書へのデフォルトアクセスは、以下の方法で制御されます：
- 顧客アカウントの割り当て：チームメンバーは、自分に割り当てられたクライアントのドキュメントを閲覧できます。
- 全顧客のアクセスチームメンバー すべてのアカウントを表示アクセス権を持つチームメンバーは、すべてのクライアントのドキュメントを閲覧できます。
- 文書管理の権利ドキュメントの管理文書やフォルダのアップロード、移動、編集、削除、フォルダテンプレートの適用には、アクセス権が必要です。
チームメンバーの個別文書アクセス
各チームメンバーのドキュメントごとのアクセス権を個別にカスタマイズできます。これは次のような場合に便利です：
- アカウント全体にアクセスできないチームメンバーが、一部のドキュメントを利用できるようにする。
- アカウント内の他のドキュメントにアクセスできるチームメンバーに対して、編集アクセスを制限するか、ドキュメントを完全に非表示にします。
個々のドキュメントへのアクセスは、"Manage documents "アクセス権やアカウント・アクセスによって付与された権限よりも優先されます。
手順に従ってください：
1.ドキュメントの右側にある3つの点をクリックし、[アクセスの管理]を選択します。
2.ファーム名のタブで、アクセス欄のドロップダウンからチームメンバーのアクセス権を選択します：
- デフォルト：アカウントのアクセス権に基づく標準のアクセス権。アクセス権なし]、[表示可能]、または[編集可能]が設定されている場合、[X]をクリックしてアクセス権をデフォルトにリセットします。
- 閲覧可能：アカウントの割り当てがなくても）閲覧のみのアクセスを許可する。
- 編集可能：ドキュメントの閲覧、削除、移動（アカウント割り当てなしでも可能）、および他の従業員やクライアントの連絡先に対して、このドキュメントへの個別のアクセス許可を設定することができます。
- アクセス禁止：ドキュメントへのアクセスを禁止します。これを選択すると、チーム メンバーはドキュメントを見ることができません。
クライアントへのアクセス権を持たないチームメンバーにドキュメントへのアクセス権が付与されると、ファイルリンクを共有する必要があります。ドキュメントを開き、アドレスバーにあるリンクをコピーして、チームメンバーに送信します（例えば、チームチャットを使用）。
誰が文書アクセスを管理できますか？
文書のアクセス管理は、権限の種類によって異なります：
- クライアントのためのデフォルトのドキュメントアクセス：文書管理へのアクセス権を与えられた企業オーナー、管理者、チームメンバーは、最上位フォルダの作成、フォルダテンプレートの適用、フォルダ間の文書の移動が可能です。
- クライアントの個別文書アクセスクライアントアカウントに割り当てられているファームオーナー、管理者、チームメンバーのうち、「ドキュメントを管理する」アクセス権を与えられている人は、個々のクライアントの担当者のドキュメントごとのアクセス権を設定することができます。また、チームメンバーがクライアントアカウントへのアクセス権を持ち、個別ドキュメントの編集を許可されている場合、クライアントアカウントのユーザーにこのドキュメントのアクセス権を変更することができます。
- チームメンバーのデフォルトドキュメントアクセス チームメイトの割り当て」のアクセス権を与えられているファームオーナー、管理者、チームメンバーは、チームメンバーにクライアントを割り当て、そのクライアントのドキュメント閲覧権限を与えることができます。チームメンバーにドキュメントの編集権限を与え、すべてのアカウントの閲覧を許可できるのは、ファームオーナーと管理者のみです。
- チームメンバーの個別文書アクセス チームメイトの割り当てにアクセス権を与えられたファームオーナー、管理者、チームメンバーは、各チームメンバーのドキュメントごとのアクセス権を設定できます。また、チームメンバーが個別ドキュメントの編集を許可されている場合、このドキュメントの権限を他のチームメンバーに変更することができます。