クライアントのリクエスト(基本):テンプレートの作成と適用

クライアントからのリクエストは、迅速な情報収集に役立ちます。異なるクライアントに同じ情報をリクエストする一般的なケース(更新情報や年末チェックリストなど)にはテンプレートを使用し、リクエストの効率化と自動化を図りましょう。

クライアント・リクエスト・テンプレートの作成

クライアントリクエストテンプレートは、ファームオーナー、管理者、またはテンプレートを管理するアクセス権を持つチームメンバーによって作成することができます。 

1.いくつかの便利な方法のいずれかでテンプレート作成を開始する: 

  • クライアントリクエストの作成を開始し、[テンプレート]フィールドで[クライアントリクエストテンプレートの作成]を選択します。 

  • 左のメニューバーから「テンプレート」>「ファームテンプレート」を選択し、「クライアントリクエスト」を選択し、「テンプレートの作成」をクリックします。

2.クライアントリクエスト作成テンプレートのサイドバーに必要事項を入力し、保存をクリックします。


a.テンプレート名:ポータルに表示される名前を入力します(クライアントには表示されません)。

b.クライアントへのメッセージ(オプション): タスクを説明する。
c.クライアントリクエスト名: クライアントポータルとEメールに表示される名前を指定します。
d. 質問を追加するをクリックします。 クリックし、フィールドに入力します。歯車のアイコンをクリックすると、質問を選択式にしたり、記入に関するヒントを追加することができます。質問タイプの詳細については こちらをご覧ください。 
e.リマインダー (オプション) リマインダーの設定 リマインダーを設定し、保留中のリクエストを自動的にクライアントに通知します。
f.サインインを要求する:ログインの有無にかかわらず、クライアントに回答するオプションを与える。もし サインインが必要なオプションを無効にした場合、クライアントは特定のクライアント要求のみにアクセスすることができます。 

クライアント・リクエスト・テンプレートの適用

テンプレートを作成したら、それを使って顧客からデータを収集する準備が整いました: 

1.新しいクライアントリクエストの作成を開始する。

2.口座を選択します。

3.テンプレートリストをクリックして展開し、以前に作成したテンプレートを選択します。データ入力を開始している場合は、テンプレート設定が優先されます。 

4.(オプション)クライアントリクエストをジョブにリンクして、結果(ドキュメントとレスポンス)を特定のジョブに結び付けます。

5.送信をクリックする。

クライアントリクエストテンプレートの編集

クライアントリクエストテンプレートを変更するには、以下の手順に従ってください:

1.左のメニューバーから 左のメニューバーからTemplates > Firm templates に進みます。 
2.クライアントリクエストタブを開きます。 クライアントリクエストタブを開きます。
3.リスト内のクライアントリクエストテンプレート名をクリックするか、クライアントリクエストテンプレート名の右端にある3つの点をクリックし、[編集]を選択します。 選択します。

4.編集を行う。

5.保存をクリックする。

チップ

注意 クライアントリクエストテンプレートに加えた変更は、すでに同じテンプレートから 作成されたリクエストには反映されません。ただし、今後送信されるすべての新しいクライアントリクエスト(自動化のものも含む)には変更が反映されます。

顧客リクエストテンプレートの重複

既存のテンプレートを基に新しいテンプレートを作成する場合は、複製機能を使用します。この機能により、テンプレートの両方のバージョンを保存することができます。 

1.左のメニューバーから 左のメニューバーからTemplates > Firm templates に進みます。 

2.クライアントリクエストタブを 開きます。

3.クライアントリクエストテンプレート名の右端にある3つの点をクリックし、[複製]を選択します。 

テンプレートのコピーは、接尾辞付きで保存されます(例:年度末クライアントチェックリスト (2))。

クライアント・リクエスト・テンプレートの削除

混乱を避けるため、クライアントリクエストテンプレートが不要になった場合は削除してください。ただし、そのテンプレートを使用して作成されたクライアントリクエストはすべて残ります。
1.左のメニューバーから 左のメニューバーからTemplates > Firm templates に進みます。 

2.クライアントリクエストタブを開きます。

3.クライアントリクエストテンプレート名の右端にある3つの点をクリックし、ドロップダウンメニューから ドロップダウンから削除を選択します。
4.アクションを確認する。 
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